Perito - Opzetten INCEPT/IFMS

voor de coördinator

Klaar om de INCEPT op te gaan zetten? Zijn alle Medisch Specialisten en A(N)IOS in het systeem ingevoerd? Zo nee, ga dan nog even terug naar Beheren afdeling, daar helpen we je om ze in het systeem te zetten.

Een INCEPT-meetperiode starten gaat in twee stappen: stap 1 wordt door de coördinator gedaan, hierin wordt de evaluatie opgestart en de Medisch Specialist toegevoegd en uitgenodigd; stap 2 doet de specialist zelf, hij/zij ontvangt een link naar het portaal van Perito en kiest daar zijn/haar respondenten. De stappen die de specialist daarin neemt, worden op deze pagina uitgelegd.

In onderstaand filmpje leggen we stapsgewijs uit hoe je een INCEPT-meetperiode kunt opstarten. Hiertoe open je het tabblad Campaigns

Voor elke specialist wordt een eigen campaign aangemaakt. Om dat efficiënt te doen, is er de functie Batch campaigns. Ook bij het aanmaken van slechts 1 campaign voor 1 specialist, is het gebruik hiervan het gemakkelijkst.

1. Met Add campaign maak je als coördinator één of meer nieuwe evaluaties aan

  • In het eerste scherm Variant kies je voor INCEPT om aan te geven dat het om die evaluatie gaat. Druk op next.
  • Kies in stap 2 voor Batch campaign. Druk op next.
  • De startdatum staat standaard op vandaag, pas deze aan indien gewenst. Doe hetzelfde voor de einddatum.
    • De startdatum is de datum vanaf wanneer alle vragenlijsten ingevuld kunnen worden. Om de specialist de tijd te geven iedereen te selecteren, bevelen we aan deze twee weken verder te zetten. 
  • De optie subscribe me to receive email notifications geeft aan dat je telkens een mail ontvangt als iemand de vragenlijst heeft ingevuld en wanneer de evaluatie is afgerond. Zet deze uit als je dat niet wilt.

2. Instellen mail schedule

  • Ga nu naar het tabje mail bovenin.
  • Kies mail-template INCEPT_Other_Uitnodiging. Druk op de knop rechts om een preview van de e-mail te bekijken.
  • Zet auto-invite aan om de e-mails automatisch te laten sturen en kies eronder de gewenste optie.
  • Kies de mail-template INCEPT_Other_reminder. Druk op de knop rechts om een preview van de e-mail te bekijken.
  • Zet ook bij auto-reminder de optie aan en kies voor de gewenste interval.
  • Druk nu op Next.

3. Toevoegen stafleden

  • We zijn nu bij Assessed members. Hier selecteer je alle medisch specialisten voor wie een INCEPT/IFMS evaluatie wordt aangemaakt.
  • Zoek in de boom links naar de juiste afdeling. Druk dan bij Medisch specialisten op het plusje van ieder persoon voor wie een INCEPT/IFMS aangemaakt dient te worden. 
  • Staan er in de selectie rechts personen die er toch niet in horen dan kan je deze er weer uit halen. Dit doe je door op het minnetje bij de naam te drukken.
  • Druk nu op Next.

4. Toevoegen overige respondenten

  • We zijn nu bij Other participants, deze kan je leeg laten en overslaan. Het betreft hier de respondenten die de specialisten gaan evalueren. De specialisten kiezen/nodigen deze mensen zelf uit in het systeem.
  • Druk nu op Next.

5. Afronden

  • In de laatste stap Overview zie je een overzicht van de evaluaties die klaar staan om te worden aangemaakt, één per staflid. Kloppen de namen? Druk dan op Start creating campaigns en alle evaluaties worden aangemaakt, of het er nu 1, 10 of 100 zijn.

Uitnodigingen sturen 

In het proces boven, heb je aangezet dat e-mails automatisch worden verstuurd. Deze zijn echter voor de vragenlijst-uitnodigingen, de specialist dient nu nog te worden uitgenodigd om de selectie te doen. Dit kan je als volgt doen:

  • Druk bovenin op het tabblad Campaigns, je ziet weer een lijst met alle evaluaties.
  • Druk op de regel van een van de zojuist aangemaakte evaluatie(s). Je ziet nu de weergave van de evaluatie met daarin de specialist.
  • Druk op de blauwe knop Send Mail Now en vervolgens op Send invitation.
  • Druk op Invite Selected Now en de e-mail wordt verzonden.
  • Heb je voor meerdere specialisten een evaluatie gemaakt, ga dan terug naar “Druk bovenin op ….” en herhaal het proces.

 

Rapport

Op de dag na de einddatum genereert het systeem automatisch het rapport, mits er voldoende response is. De specialisten kunnen hun rapport zelf bekijken in hun portaal. Ook hebben zij daar de mogelijkheid om het rapport tijdelijk met iemand te delen, bv voor een coaching-gesprek. Ook die persoon kan het rapport dan inzien via het portaal. 

 Onderstaande video laat e.e.a. nog eens zien.

Meer details weten? 

  • Inloggen: Je kan hier inloggen als je nog niet in het systeem zit.
  • Add campaign: Met het knopje subscribe me to receive email notifications geef je aan dat je als coördinator een berichtje krijgt als iemand de vragenlijst heeft ingevuld én als iedereen klaar is (hier gaan we later nog meer keuzes aan toevoegen, om bv alleen die laatste te ontvangen).
  • Add campaign: De start staat standaard op vandaag en eind staat op 1 maand vanaf nu.
  • Add campaign: Op het tabje Mail kan je zien welke e-mail automatisch is gekozen en de knop ernaast geeft je de mogelijkheid om een voorbeeld te bekijken. Hier zie je een voorbeeld van de eerste INCEPT uitnodigingse-mail en hier een voorbeeld van de e-mail voor de respondenten.
  • Add participants: Doen er mensen niet mee? Klik dan op het minnetje bij hun naam en ze verdwijnen weer.
nl_NLDutch