Perito - Opzetten INCEPT/IFMS

voor de coördinator

Klaar om de INCEPT op te gaan zetten? Zijn alle Medisch Specialisten en A(N)IOS in het systeem ingevoerd? Zo nee, ga dan nog even terug naar Beheren afdeling, daar helpen we u om ze in het systeem te zetten.

Een INCEPT-meetperiode starten gaat in twee stappen: stap 1 wordt door de coördinator gedaan, hierin wordt de evaluatie opgestart en de Medisch Specialist toegevoegd en uitgenodigd; stap 2 doet de specialist zelf, hij/zij ontvangt een link naar het portaal van Perito en kiest daar zijn/haar respondenten. De stappen die de specialist daarin neemt, worden op deze pagina uitgelegd.

In onderstaand filmpje leggen we stapsgewijs uit hoe u een INCEPT-meetperiode kunt opstarten. Hiertoe opent u tabblad Campaigns

Voor elke specialist wordt een eigen campaign aangemaakt. Om dat efficiënt te doen, is er de functie Add multiple campaigns. Ook bij het aanmaken van slechts 1 campaign voor 1 specialist, is het gebruik hiervan het gemakkelijkst.

Met New -> Add multiple campaigns maakt u als coördinator een of meer nieuwe evaluaties aan

  1. In het eerste scherm Variant kiest u voor INCEPT
  2. In deze stap gaan we een campaign-naam geven, start- en einddatum bepalen en de automatische e-mail verzending instellen.
    • Een naam wordt automatisch aangemaakt, hier hoef je niets te wijzigen. De alias is wat het systeem intern gebruikt, ook deze mag je laten zoals deze standaard is. 
    • De Description is puur voor eigen gebruik, deze mag je leeg laten of extra informatie toevoegen als er iets specifieks onthouden dient te worden.
    • De start-datum is vanaf wanneer alle vragenlijsten ingevuld kunnen worden. Om de specialist de tijd te geven iedereen te selecteren, bevelen we aan deze twee weken verder te zetten.
    • De eind-datum is tot wanneer de vragenlijsten ingevuld kunnen worden.
    • Bij subscribe me to receive email notifications ontvangt u als coördinator berichten als een vragenlijst is ingevuld. U kunt deze uitzetten, als u wilt.
    • Op het tabblad Mail zet u auto-invite en auto-reminder beide aan, deze zorgen dat de invullers automatisch een uitnodiging en herinnering ontvangen.
      Door op de pijlen rechts van INCEPT_Other_Uitnodiging en INCEPT_Other_Reminder te drukken, kunt u een voorbeeld van de te versturen e-mails zien.
  3. In stap 3, Assessed members, selecteert u alle medisch specialisten voor wie een INCEPT/IFMS evaluatie wordt aangemaakt.
  4. Stap 4, Other participants, kunt u leeg laten. Het betreft hier de respondenten die de specialisten uit stap 3 gaan evalueren. De specialisten uit stap 3 kiezen/nodigen deze mensen zelf uit in het systeem.
  5. In de laatste stap, ziet u een overzicht van een of meer evaluaties die worden aangemaakt. Kloppen de namen? Druk dan op Add campaigns en alle evaluaties worden aangemaakt, of het er nu 1, 10 of 100 zijn.

Uitnodiging sturen 

In het proces boven, heeft u aangezet dat e-mails automatisch worden verstuurd. Deze zijn echter voor de vragenlijst-uitnodigingen, de specialist dient nu nog te worden uitgenodigd om de selectie te doen. Dit kunt u als volgt doen:

  • Druk bovenin op het tabje Campaigns, u ziet weer een lijst met alle evaluaties.
  • Druk op de regel van een van de zojuist aangemaakte evaluatie(s). U ziet nu de weergave met daarin de specialist erin.
  • Druk op de blauwe knop Send Mail Now en vervolgens op Send invitation.
  • Druk op Invite Selected Now en de e-mail wordt verzonden.
  • Heeft u voor meerdere specialisten een evaluatie gemaakt, ga dan terug naar “Druk bovenin op ….” en herhaal het proces.

 

 Onderstaande video laat e.e.a. nog eens zien.

Meer details weten? 

  • Inloggen: U kunt hier inloggen als u nog niet in het systeem zit.
  • Add campaign: Met het knopje Subscribe me to receive email notifications geeft u aan dat u als coördinator een berichtje krijgt als iemand de vragenlijst heeft ingevuld én als iedereen klaar is (hier gaan we later nog meer keuzes aan toevoegen, om bv alleen die laatste te ontvangen).
  • Add campaign: De start staat standaard op vandaag en eind staat op 1 maand vanaf nu.
  • Add campaign: Op het tabje Mail kunt u zien welke e-mail automatisch is gekozen en de knop ernaast geeft u de mogelijkheid om een voorbeeld te bekijken. Hier ziet u een voorbeeld van de eerste INCEPT uitnodigingse-mail en hier een voorbeeld van de e-mail voor de respondenten.
  • Add participants: Doen er mensen niet mee? Klik dan op hun naam rechts en ze verdwijnen weer.
  • Wilt u een rapport voor de INCEPT maken? Deze sectie vertelt daar alles over.