Perito - Opzetten SETQ

Klaar om de SETQ op te gaan zetten? Zijn alle medisch specialisten en A(N)IOS in het systeem ingevoerd? Zo nee, ga dan nog even terug naar Beheren afdeling, daar helpen we u om ze in het systeem te zetten.

In onderstaand filmpje gaan we door de volgende stappen om de SETQ nu op te zetten. Hiertoe opent u tabblad Campaigns. Het opzetten gaat iets complexer dan bij de D-RECT, daar u per specialist een campaign aanmaakt. Daarom zit er bij het aanmaken een optie Batch campaign. Deze gaan we nu gebruiken.

Met New -> Add multiple campaigns opent u een wizard voor het aanmaken van een serie evaluaties

  1. In het eerste scherm Variant kiest u voor SETQ
  2. In deze stap gaan we een campaign-naam geven, start- en einddatum bepalen en de automatische e-mail verzending instellen.
    • Een naam van de evaluatie wordt automatisch aangemaakt. Het template %assessed_person.extra.specialism% %variant% for %assessed_person% – %month%/%year% wordt automatisch ingevuld.
    • De start-datum is vanaf wanneer alle vragenlijsten ingevuld kunnen worden.
    • De eind-datum is tot wanneer de vragenlijsten ingevuld kunnen worden.
    • Bij subscribe me to receive email notifications ontvangt u als coördinator berichten als een vragenlijst is ingevuld. U kunt deze uitzetten, als u wilt.
    • Op het tabblad Mail laat u auto-invite uit, anders gaan de A(N)IOS erg veel e-mails ontvangen, daar zij in alle SETQ-evaluaties worden opgenomen.
    • De auto-reminder kunt u wel aanzetten. Per default wordt deze eens per week, drie weken achter elkaar gestuurd. Alleen daar waar personen zijn uitgenodigd (zie onder) worden reminders uitgestuurd.
  3. In stap 3, Assessed members, selecteert u alle medisch specialisten voor wie een SETQ evaluatie wordt aangemaakt.
  4. Stap 4, Other participants, selecteert u alle A(N)IOS die de medisch specialisten gaan evalueren. Voor elke medisch specialist wordt dus 1 evaluatie (campaign) aangemaakt en alle gekozen A(N)IOS worden daarin ingevoegd.
  5. In de laatste stap, ziet u een overzicht van een of meer evaluaties die klaar staan om te worden aangemaakt. Kloppen de namen? Druk dan op Add campaigns en alle evaluaties worden aangemaakt, of het er nu 1, 10 of 100 zijn.

Uitnodigingen sturen

Bij de SETQ zien de A(N)IOS in hun portaal welke specialisten zij kunnen evalueren. Het mailen is nog even een lastige, daar we niet vanuit alle campaigns willen mailen, dan ontvangen de A(N)IOS te veel e-mails.

Opent u daarom de eerste SETQ-campaign en druk daar op Send Mail -> Send invitation. In het scherm dat nu opkomt drukt u op Invite Selected. Deze specialist en alle A(N)IOS ontvangen nu een e-mail met een link naar hun portaal, waarin zij kunnen kiezen wie zij evalueren.

We hebben nu alle A(N)IOS uitgenodigd en willen ook nog de andere medisch specialisten uitnodigen. Open hiertoe de andere campaigns 1 voor 1, druk op de edit naast de specialist en in het scherm dat opkomt op Invite now! om de specialist uit te nodigen om hun zelf-evaluatie te doen.

Meer details weten? 

  • Inloggen: U kunt hier inloggen als u nog niet in het systeem zit.
  • Add campaign: Met het knopje Subscribe me to receive email notifications geeft u aan dat u als coördinator een berichtje krijgt als iemand de vragenlijst heeft ingevuld en als iedereen klaar is (hier gaan we later nog meer keuzes aan toevoegen, om bv alleen die laatste te ontvangen).
  • Add campaign: De start staat standaard op vandaag en eind staat op 1 maand vanaf nu.
  • Add campaign: Op het tabje Mail kunt u zien welke email automatisch is gekozen en de knop ernaast geeft u de mogelijkheid om een voorbeeld te bekijken. Hier ziet u een voorbeeld van de SETQ uitnodigings e-mail voor de specialist, en deze e-mail gaat naar de A(N)IOS.
  • Add participants: Doen er mensen niet mee? Klik dan op hun naam rechts en ze verdwijnen weer.
  • Wilt u een rapport voor de SETQ maken? Deze sectie vertelt daar alles over.