Perito - Opzetten SETQ

Klaar om de SETQ op te gaan zetten? Zijn alle medisch specialisten en A(N)IOS in het systeem ingevoerd? Zo nee, ga dan nog even terug naar Beheren afdeling, daar helpen we je om ze in het systeem te zetten.

Hieronder gaan we door de volgende stappen om de SETQ nu op te zetten. Hiertoe open je het tabblad Campaigns. Het opzetten gaat iets complexer dan bij de D-RECT, omdat je per specialist een campaign aanmaakt.

1. Met Add campaign maak je een nieuwe evaluatie aan.

  • In het eerste scherm bij Variant kies je voor de SETQ om aan te geven dat het om die evaluatie gaat. Druk op Next.
  • De startdatum staat standaard op vandaag, pas deze aan indien gewenst. Doe hetzelfde voor de einddatum.
  • De optie subscribe me to receive email notifications geeft aan dat je telkens een mail ontvangt als iemand de vragenlijst heeft ingevuld en wanneer de evaluatie is afgerond. Zet deze uit als je dat niet wilt.

2. Instellen mail schedule

  • Ga nu naar tabje Mail bovenin.
  • Kies mail-template SETQ_Other_uitnodiging. Druk op de knop rechts om een preview van de e-mail te bekijken.
  • Laat auto-invite UIT, we willen nu geen e-mails automatisch laten sturen omdat de A(N)IOS anders voor elk staflid een uitnodiging ontvangen.
  • Kies reminder-template SETQ_Other_reminder. Ook hier kun je een preview bekijken m.b.v. de knop rechts .
  • Zet auto-reminder WEL aan, zodat herinneringen wel worden gestuurd. Hieronder kun je kiezen hoe vaak deze komen, standaard is eens per week goed.
  • De opties eronder kun je uit laten staan.
  • Druk nu op Next.

3. Toevoegen stafleden

  • We zijn nu bij Assessed members, voor elk staflid wordt er één evaluatie aangemaakt. Zij ontvangen ook een uitnodiging voor een zelf-evaluatie.
  • Zoek in de boom links naar de juiste afdeling. Druk dan bij Medisch specialisten op het plusje rechts, deze brengt ineens alle personen in deze map naar rechts. 
  • Staan er in de selectie rechts personen die er toch niet in horen dan kan je deze er weer uit halen. Dit doe je door op het minnetje bij de naam te drukken.
  • Druk nu op Next.

4. Toevoegen A(N)IOS

  • Nu zijn we bij Other participants, dit zijn de personen die de evaluaties (mede) gaan invullen.
  • Zoek in de boom links naar de juiste afdeling. Druk dan bij A(N)IOS en Fellows op het plusje rechts, deze brengt ineens alle personen in deze map naar rechts.
  • Staan er in de selectie rechts personen die er toch niet in horen dan kan je deze er weer uit halen. Dit doe je door op het minnetje bij de naam te drukken.
  • Druk nu op Next.

5. Afronden

  • In de laatste stap Overview zie je een overzicht van de evaluaties die klaar staan om te worden aangemaakt, één per staflid. Kloppen de namen? Druk dan op Start creating campaigns en alle evaluaties worden aangemaakt, of het er nu 1, 10 of 100 zijn.
 

Uitnodigingen sturen

Bij de SETQ zien de A(N)IOS in hun portaal welke specialisten zij kunnen evalueren. Het mailen is nog even een lastige, daar we niet vanuit alle campaigns willen mailen, dan ontvangen de A(N)IOS te veel e-mails.

Open daarom de eerste SETQ-campaign en druk daar op Send Mail -> Send invitation. In het scherm dat nu opkomt druk je op Invite Selected. Deze specialist en alle A(N)IOS ontvangen nu een e-mail met een link naar hun portaal, waarin zij kunnen kiezen wie zij evalueren.

We hebben nu alle A(N)IOS uitgenodigd en willen ook nog de andere medisch specialisten uitnodigen. Open hiertoe de andere campaigns 1 voor 1, druk op het potloodje (edit) naast de specialist en in het scherm dat opkomt op Invite now! om de specialist uit te nodigen om hun zelf-evaluatie te doen. De specialist is snel te herkennen aan het groene plusje links.

Rapporten

Op de dag na de einddatum genereert het systeem automatisch alle rapporten. De specialisten kunnen hun rapport zelf bekijken in hun portaal. Ook hebben zij daar de mogelijkheid om het rapport tijdelijk met iemand te delen, bv voor een coaching-gesprek. Ook die persoon kan het rapport dan inzien via het portaal.

Meer details weten? 

  • Inloggen: Je kan hier inloggen als je nog niet in het systeem zit.
  • Add campaign: De start staat standaard op vandaag en eind staat op 1 maand vanaf nu.
  • Add campaign: Op het tabje Mail kan je zien welke e-mail automatisch is gekozen en de knop ernaast geeft u de mogelijkheid om een voorbeeld te bekijken. Hier zie je een voorbeeld van de SETQ uitnodigings e-mail voor de specialist, en deze e-mail gaat naar de A(N)IOS.
  • Add participants: Doen er mensen niet mee? Klik dan op het minnetje bij hun naam en ze verdwijnen weer.
  • Wil je een rapport voor de SETQ maken? Deze sectie vertelt daar alles over.
nl_NLDutch